Arkusz sprawdza się do około dwóch kortów i jednej osoby prowadzącej grafik. Gdy rezerwacje przyjmuje kilka osób, a gracze piszą wieczorem i w weekendy, arkusz zaczyna kosztować więcej niż abonament systemu: w pustych godzinach, podwójnych rezerwacjach i czasie recepcji. Poniżej konkretne sygnały, że czas na zmianę, i sposób, żeby przejść bez przestoju.
Co arkusz robi dobrze
Jest darmowy w sensie licencji, znasz go i da się go ustawić w godzinę. Przy jednym korcie i stałym gronie graczy to naprawdę wystarczy. Nie ma sensu płacić za narzędzie, którego nie wykorzystasz, więc jeśli dziś masz dwa korty i pełny grafik, możesz skończyć lekturę tutaj.
Pięć sygnałów, że arkusz przestał wystarczać
1. Rezerwacja kończy się telefonem
Gracz widzi tylko, że ktoś jest pod numerem. Jeśli nikt nie odbierze, rezerwacja nie powstaje. Dla klubu padla, gdzie gracze szukają terminu zwykle po pracy, to utracona sprzedaż w najlepszych godzinach.
2. Dwie osoby wpisują ten sam termin
Dopóki grafik prowadzi jedna osoba, pomyłek nie ma. Gdy dochodzi druga zmiana recepcji i trener wpisujący lekcje, pojawiają się konflikty. Każdy konflikt to nieprzyjemna rozmowa przy wejściu na kort i często utracony klient.
3. Nie wiesz, ile naprawdę zarabia każdy kort
Arkusz pokazuje, co jest zajęte, ale nie pokazuje obłożenia w szczycie i poza nim, ani które godziny stoją puste od tygodni. Bez tej wiedzy trudno ustawić tańsze stawki poza szczytem. O tym, jak wypełniać słabe godziny, piszemy w tekście o pustych godzinach na kortach padla.
4. Niedojścia i spóźnione odwołania
Rezerwacja bez płatności nic nie kosztuje gracza, a ciebie kosztuje całą godzinę. Arkusz nie pobierze przedpłaty. Szerzej o tym w artykule o niedojściach na rezerwacjach kortów.
5. Chcesz sprzedawać zajęcia i wynajem obok rezerwacji
Lekcje, ligi i wynajem dla firm wymagają blokad, które nie mogą trafić do sprzedaży. W arkuszu to ręczne kolorowanie komórek, w systemie jedna reguła na cały sezon.
Ile kosztuje arkusz w praktyce
Licencji nie ma, ale koszty są. Policz trzy pozycje. Pierwsza to puste godziny z powodu braku rezerwacji poza godzinami pracy recepcji. Druga to czas recepcji na przepisywanie rezerwacji z telefonu i wiadomości. Trzecia to niedojścia, za które nikt nie płaci.
Godzina kortu padla kosztuje kilkadziesiąt złotych lub więcej. Jeśli system wypełni jedną dodatkową godzinę dziennie, w miesiącu jest to kilkanaście godzin przychodu. Porównaj to ze swoją stawką i abonamentem. W Czwartym plan Klub Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie za do 4 kortów, więc rachunek zwykle zamyka się szybko. Pełne zestawienie opłat znajdziesz w tekście ile kosztuje system rezerwacji kortów.
Kalendarz ogólnego użytku to półśrodek
Popularne kalendarze online rozwiązują problem widoczności, ale nie obsługują cennika kortu, płatności przy rezerwacji ani blokad na sezon. Wciąż potrzebujesz kogoś, kto potwierdzi rezerwację i odbierze pieniądze. To krok pośredni, a nie docelowe rozwiązanie dla klubu z kilkoma kortami.
Jak przejść z arkusza na system bez przestoju
- Zacznij od jednego lub dwóch kortów, resztę zostaw w arkuszu.
- Wpisz stałe zajęcia, ligi i serwis jako blokady, żeby nikt ich nie zarezerwował.
- Ustaw stawki szczytu i poza szczytem, bo to pierwsze, co zmienia obłożenie.
- Powiedz stałym graczom, że rezerwują sami pod jednym adresem, i zostaw telefon dla wyjątków.
- Po miesiącu porównaj obłożenie i przenieś pozostałe korty.
Czwarty działa dokładnie w ten sposób, bo możesz uruchomić wybrane korty i dołożyć kolejne. Jak wygląda to dla klubu padla, opisujemy na stronie programu do zarządzania klubem padel, a ogólny przegląd funkcji jest w opisie systemu rezerwacji online dla klubów.
Faktury dla firm wynajmujących korty
Gdy klub zaczyna sprzedawać wynajem kortów firmom na integracje, pojawia się następny temat: faktury. Przy większej liczbie takich sprzedaży warto mieć program do fakturowania zgodny z KSeF, żeby faktury wychodziły w terminie i bez ręcznego przepisywania danych.
Co wybrać
Jeden kort, jedna osoba, stali gracze: zostań przy arkuszu. Kilka kortów, kilka osób przy grafiku i rezerwacje po godzinach pracy: system online zwraca się zwykle w pierwszych tygodniach. Jeśli jesteś pośrodku, uruchom jeden kort na próbę i policz obłożenie.